“Les OT observent”...

...C’est le nom de la communauté créée au sein du réseau Récolte pour animer le groupe projet lié à l’observation de l’activité touristique des territoires de compétences des Offices de Tourisme...

L’observation touristique locale joue un rôle primordial dans le fonctionnement d’un Office de Tourisme. Il s’agit d’une fonction transversale que l’on retrouve dans l’ensemble des actions et projets de la structure. Elle peut se résumer à ce principe général : “Mieux connaître pour mieux agir”. L’observation amène une aide à la décision et à la mise en place d’une stratégie adaptée et efficace.

Fort de ces constats, le réseau des Offices de Tourisme du Nord-Pas de Calais s'est depuis longtemps penché sur le sujet et a notamment mis en place des formations autour de cette thématique.
Les acteurs de l'observation touristique en région Nord-Pas de Calais sont nombreux, en 1er lieu l'Observatoire Economique du Comité Régional de Tourisme, et les sources d'informations sont également diverses. Ils ont donc décidé de se regrouper autour de ce projet commun afin de converger vers un dispositif partagé.
Un groupe projet, mis en place courant 2014, réunit des O.T. pilotes, l'Observatoire Economique du C.R.T. et la FROTSI Nord-Pas de Calais afin d’initier des méthodes et tester les outils.

L’idée première de ce projet est de mettre en place un dispositif d’observation simple, commun et partagé par l’ensemble des Offices de Tourisme en Nord-Pas de Calais. Ce dispositif se veut évolutif, et commence par la réalisation d’un tableau de bord de mesure de l’évolution de l’activité touristique sur les territoires de compétences. Conçu par le C.R.T. Normandie, le groupe pilote de la « communauté des OT qui observent » s’est approprié l’outil et l’a fait évoluer en fonction des indicateurs disponibles et des attentes spécifiques des utilisateurs. Nous en sommes à la version 4 !

Concrètement, comment ça marche ?
Un fichier Excel « Tableau de bord », des fichiers de données « Offre et demande » prêts à l’emploi, quelques informations issues de la connaissance territoire des O.T., un peu de temps, de maîtrise et de bon sens … et il n'y a plus qu’à !

Sur la plateforme Récolte, le C.R.T. met à disposition le modèle de tableau de bord ainsi que la majorité des données disponibles et nécessaires à son alimentation. Ces données sont issues d'enquêtes nationales ou régionales suivies par le C.R.T. ou ses partenaires. Elles sont territorialisées et comparables entre territoires. Chaque O.T. s’approprie le tableau de bord et a la charge de l’alimenter à l’aide des fichiers transmis ou des données dont il dispose à l’échelle de son territoire. Ce tableau de bord est annuel et reprend 3 années d’activité, permettant ainsi un regard sur les évolutions, indicateur par indicateur. Il prend la forme d’un document Excel composé de différents onglets.


Quatre exemples :
- L’onglet “Offre territoire” : l’O.T. y remplit des rubriques reprenant l’offre en hébergement touristique (hôtellerie, hôtellerie de plein-air, etc…), l’offre en sites et lieux de visite.
- L’onglet “Offre large” : il se compose des mêmes rubriques ci-dessus, mais l’O.T. les remplit grâce aux données à l’échelle du Contrat de Rayonnement Touristique auquel il est rattaché.
- L’onglet “Fréquentation territoire” : l’O.T. renseigne dans cet onglet des données concernant la fréquentation touristique à l’échelle de son territoire de compétence. On y trouve des indicateurs comme la fréquentation en hôtellerie et en hôtellerie de plein air.
- L’onglet “Synthèse automatique” : La synthèse reprend les principaux indicateurs annuels. L’O.T. n’y a rien à remplir puisque toutes les cellules sont automatiques.

Cerise sur le gâteau : un modèle « Chiffres clés de l’Office de Tourisme» !
Le groupe pilote a exprimé le besoin de bénéficier d’un document type « Chiffres clés » afin de communiquer plus facilement sur la réalité de l’offre et de l’activité touristique du territoire. Chose faite : le CRT a créé un modèle tout simple sur un fichier Word, dans lequel l’O.T. n’a plus qu’à y saisir les données issues de la synthèse automatique du tableau de bord.

Et maintenant ?
Les O.T. pilotes vont s’approprier dans les jours à venir la dernière version du tableau de bord, pour un nouveau test d’opérationnalité. Puis courant du second semestre 2015, ce service sera offert à l’ensemble des O.T. volontaires.
Pour ce faire, des journées de formation seront organisées sur les territoires afin de présenter le dispositif aux Offices de Tourisme, d'échanger autour de la méthode proposée et des bénéfices apportés à l'ensemble des acteurs touristiques par cette nouvelle manière de faire.

Objectif :
Un dispositif opérationnel pour tous dès 2016, qui sera la 1ère année de l'observation touristique partagée en région !

Ils l'ont testé !
Parmi les O.T. pilotes, 2 structures ont poussé l'utilisation de l'outil jusqu'à l'obtention de leurs "Chiffres clés 2014". L'Office de Tourisme de Béthune-Bruay et Pays de Flandre Tourisme (regroupant 11 O.T.) ont ainsi complété leurs tableaux de bord et valorisé les indicateurs clés de leur territoire dans le document dédié.
Les deux « observatrices » ont témoigné lors de l’Assemblée Générale de la FROTSI, en avril dernier : « il faut s’y mettre et se concentrer ! Ensuite, se laisser guider. L’outil est simple et accessible. Les résultats sont valorisants ».
Ces travaux ont pu être présentés lors de réunions internes et auprès des élus, un travail unanimement salué... et partagé !

Pour plus d’informations, contactez :
C.R.T. Nord-Pas de Calais :
Sophie Dumortier, animatrice de l’Observatoire Economique : s.dumortier@crt-nordpasdecalais.fr

U.D.O.T.S.I. Nord :
Fabien Hennion, Chargé de mission : f.hennion@udotsi-nord.fr

A.D.R.T. du Pas-de-Calais :
Jean-Marie Juts, Directeur-adjoint et animateur du groupe de travail “Observation de la FROTSI Nord – Pas de Calais” : jmj.developpement@pas-de-calais.com

U.D.O.T.S.I. Pas-de-Calais :
Marie Laurenge, animatrice du réseau : marieudotsi62@pas-de-calais.com
 

 

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